L'archiviazione sostitutiva è il punto di partenza per una corretta dematerializzazione dei documenti. A seconda del tipo di documento e del formato in cui viene emesso, sia che siano documenti modificabili o non modificabili (PDF, Tiff…), Axioma VA Documenti ti offre diverse possibilità di archiviazione sostitutiva:

• Archiviazione automatica di tutti i documenti generati dalla soluzione ERP (es.: fatture attive; ordini di vendita; bolle di spedizione; ecc.), attivabile direttamente in fase di stampa oppure in un qualunque altro momento del processo di produzione del documento. Con il nuovo software gestionale di Axioma, questo modulo è già compreso nella licenza d'uso
• Archiviazione manuale di tutti i tipi di documenti in formato elettronico (CAD; Excel; Word; ecc.), che possono essere archiviati contestualmente all'atto di produzione degli stessi utilizzando la funzionalità di "Salva con nome…" di Microsoft Office, o attraverso l'attivazione di una semplice funzionalità di VA Documenti di upload del documento. È possibile inoltre archiviare le mail da qualsiasi software di posta elettronica contestualmente ai documenti collegati
• Archiviazione di tutti i documenti analogici (es.: fatture passive; bolle di consegna; contratti; allegati; ecc.) previa digitalizzazione attraverso scanner sia con processi di late che di early archiving

Axioma VA Documenti rispetta la Deliberazione n. 11 del 19/2/2004 del CNIPA a proposito di conservazione sostitutiva, quella norma che garantisce l'equivalenza fra i documenti cartacei o in formato elettronico e le loro copie digitali. Axioma VA Documenti infatti consente:

• Gestione riversamento sostitutivo su supporto ottico non riscrivibile (WORM)
• Apposizione riferimento temporale
• Apposizione firma digitale